ÜbersichtDSGVO: Was Sie eher nicht tun sollten

DSGVO: Was Sie besser NICHT tun sollten

11.02.2018: Durch die DSGVO ergibt sich für viele Unternehmen ein ganzes Bündel an Vorkehrungen, die getroffen werden müssen. Dazu haben wir eine Reihe von Empfehlungen beschrieben.

Doch neben vielen Empfehlungen gibt es auch einige Punkte, die sich aus unserer Sicht normalerweise eher nicht empfehlen:

Holen Sie keine Zustimmung nachträglich ein

Wenn Sie Empfänger in Ihrem Verteiler haben, bei denen Sie die Zustimmung (im Fall des Falles) nicht nachweisen können (z.B. weil die Teilnahmekarte nicht mehr auffindbar ist), dann könnte eine Kampagne, in der Sie solche Empfänger einladen, Ihre Zustimmung (erneut) zu erteilen, überaus kontraproduktiv sein.

Denn erstens dürfen Sie ein solches Mailing gar nicht verschicken, da auch dieses "Zustimmungs-Mailing" ohne rechtliche Grundlage nicht legal wäre.

Zweitens zeigt die Praxis, dass nur ein kleiner Prozentsatz der Empfänger a) das Mailing öffnet und dann b) tatsächlich seine Zustimmung erteilt. Damit dürften Sie diese Empfänger aber nicht mehr anschreiben – und vernichten damit im schlechtesten Fall einen Großteil Ihres Adressbestandes.

 

Niemals E-Mailings ohne Abmelde-Link verschicken

Sie sollten keine E-Mailings ohne Abmelde-Möglichkeit verschicken. Denn in den allermeisten Fällen wäre das ungesetzlich und außerdem verärgern Sie so nur die betroffenen Empfänger. Denn Sie können niemanden zwingen, sich für Ihre Informationen zu interessieren.

Am Ende des Tages ist die Abmelderate eine sehr wichtige Kennzahl! Denn sie ist ein Gradmesser für die langfristige inhaltliche Relevanz eines Newsletters.

Tipp für dialog-Mail Kunden: Sie können in den Einstellungen»Allgemein bzw. bei den Einstellungen für eine Gruppe definieren, dass ein Empfänger, der sich abmeldet, automatisch gesperrt wird! Er kann dann auf keinen Fall weitere E-Mails erhalten, auch wenn er z.B. irrtümlich nochmals importiert wird oder noch Mitglied in weiteren Gruppen sein sollte.

 

Abmeldungen nicht wieder anschreiben

Die rechtliche Situation ist eindeutig: Wenn sich jemand abmeldet, darf er nicht mehr angeschrieben werden. Nie wieder – es sei denn, er erteilt später wieder seine Zustimmung.

Deshalb sollte man bei Abmeldungen unbedingt dafür sorgen, dass die auch tatsächlich nicht mehr angeschrieben werden – und nicht zum Beispiel durch einen neuerlichen Import irrtümlich wieder in die Versandgruppe gelangen.

Denn ein neuerliches Anschreiben wird nicht nur die Empfänger verärgern; es könnte zu einer Spam-Einstufung führen (wenn die abgemeldeten Empfänger Ihr Mailing als Spam markieren) und im worst case sogar zu einer Abmahnung führen.

Tipp für dialog-Mail Kunden: Sie können in den Gruppen-Einstellungen definieren, dass Abmeldungen automatisch gesperrt werden. Solche Empfänger können dann niemals wieder ein Mail bekommen, selbst wenn sie irrtümlich wieder in die Versandgruppe importiert werden sollten.

 

Auskunfts-Ersuchen nicht links liegen lassen

Auch wenn es lästig ist: Wenn Ihnen jemand ein Auskunftsbegehren schickt, sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet (ein Mal im Jahr kostenfrei) in verständlicher Form über die gespeicherten Daten des Betroffenen Auskunft zu erteilen.

Eine solche Auskunft hat derzeit innerhalb von 8 Wochen zu erfolgen (ab der DSGVO beträgt diese Frist nur noch 4 Wochen). Dem Ersuchen sollten Sie unbedingt zeitgerecht nachkommen, um Beschwerden durch den Betroffenen (und eventuelle Nachfragen der Behörden) zu vermeiden.

Tipp für dialog-Mail Kunden: In der Empfänger»Liste gibt es den Befehl "Aktivitäten-Liste", über die Sie eine Liste aller Aktivtäten eines Empfängers einsehen können. Diese Liste können Sie dort auch exportieren!

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Dr. Franz Brandstetter