Permission-Ratgeber: Wie legal sind die E-Mail Adressen in Ihrer Datenbank?

Vermutlich geht es Ihnen so wie vielen anderen Unternehmen: Sie haben im Lauf der Zeit E-Mail Adressen aus verschiedenen Quellen gesammelt: Kunden-Datenbank, Website, Aussendienst-Mitarbeiter, Messen, u.v.m.

Doch dürfen Sie all diese Empfänger auch legal anschreiben, nur weil Sie die E-Mail Adresse gespeichert haben?

Unser interaktiver Ratgeber macht es Ihnen leicht: Beantworten Sie einfach ein paar simple Fragen – und wir sagen Ihnen, wie Ihre individuelle Situation aus rechtlicher Sicht zu beurteilen ist. Sprich: Ob Sie die Adressen gefahrlos und legal für E-Mail Marketing verwenden dürfen – oder nicht.

Tipp: Wenn die Adressen aus sehr unterschiedlichen Quellen stammen (und Sie deshalb manche Fragen nicht einfach mit ja/nein beantworten können), wiederholen Sie den Ratgeber am besten für jede Quelle getrennt (Kunden, Newsletter-Empfänger, Gewinnspiel-Teilnehmer)!

 

Wollen Sie das E-Mail rein privat versenden?

Beispiel: Eine Einladung zu einem privaten Geburtstagsfest (ohne eine Gewinnerzielungs-Absicht).
Tipp: Es geht dabei nicht darum, ob Sie selber Unternehmer oder Verbraucher sind - es geht um den Inhalt bzw. Zweck des Mailings.

Geht das E-Mail an mehr als 50 Empfänger?

Dabei ist es unerheblich, ob das Mailing gleichzeitig an 50 Empfänger geht, oder Sie 50 einzelne Mails innerhalb kurzer Zeit verschicken!

Haben Sie von jedem (!) der Empfänger die Zustimmung, von Ihnen kommerzielle Mails zu erhalten?

Diese Zustimmung muss nicht notwendigerweise schriftlich sein - doch im Zweifelsfall müssen Sie die Zustimmung beweisen oder zumindest glaubhaft machen können. Denn die Beweislast liegt bei Ihnen: Sie müssen im Zweifelsfall beweisen, dass Sie die Zustimmung eines Empfängers erhalten haben - nicht er muss beweisen, dass er die Zustimmung nie gegeben hat.

Haben Sie von jedem (!) der Empfänger die Zustimmung, von Ihnen kommerzielle Mails zu erhalten?

Diese Zustimmung muss nicht notwendigerweise schriftlich sein - doch im Zweifelsfall müssen Sie die Zustimmung beweisen oder zumindest glaubhaft machen können. Denn die Beweislast liegt bei Ihnen: Sie müssen im Zweifelsfall beweisen, dass Sie die Zustimmung eines Empfängers erhalten haben - nicht er muss beweisen, dass er die Zustimmung nie gegeben hat.

Verfolgen Sie mit dem Mailing einen kommerziellen Zweck, gibt es also eine "Gewinnerzielungs-Absicht"?

Beachten Sie, dass die Rechtssprechung diesen Begriff sehr weit auslegt. So ist beispielsweise das Versenden eines Produktfolders (auch ohne konkretes Angebot) bereits als kommerziell zu beurteilen. Anders formuliert: Wenn Sie sich nicht sicher sind, ist das Mailing im Zweifel kommerziell.

Handelt es sich bei allen Empfängern um bestehende Kunden, d.h. existiert eine Geschäftsbeziehung?

Tipp: Der Empfänger muss dafür nicht unbedingt ein Produkt oder eine Dienstleistung gekauft haben; der Versand eines Angebots begründet auch bereits eine Geschäftsbeziehung.

Wurden die Empfänger-Daten alle vor dem 1.3.2006 gesammelt?

Hintergrund der Frage: An diesem Tag gab es eine Novelle zum TKG, die erstmals das Erfordernis der Zustimmung definierte, d.h. davor war für den Versand von kommerziellen Mails keine Zustimmung erforderlich.

Haben die Kunden beim Zustandekommen der Geschäftsbeziehung die Möglichkeit gehabt, der (späteren) Zusendung von Werbe-Mails zu widersprechen?

D.h. haben Sie die Kunden gleich zu Beginn (!) darauf hingewiesen, dass sie die Möglichkeit haben, mitzuteilen, dass sie keine (späteren) kommerzielle Mails erhalten möchten?

Werden in Ihrem Mailing ähnliche Produkte oder Dienstleistungen beworben, um die es auch beim Zustandekommen der Geschäftsbeziehung gegangen ist?

Beispiel: Wenn Sie ein Büroartikel-Händler sind und ein Kunde bei Ihnen Schreibpapier bestellt hat, dürfen Sie ihm Werbe-Mails zu Kugelschreibern oder Druckern schicken - nicht aber z.B. das Angebot für eine Haushaltsversicherung oder für einen Gartenzaun.

Befindet sich einer der Empfänger auf der RTR-Liste?

Hintergrund: Das E-Commerce-Gesetz (ECG) - und seit der letzten Novelle auch das TKG - verpflichtet die RTR-GmbH dazu, eine Liste zu führen, in die sich Personen eintragen können, wenn sie keine unerwünschte kommerzielle Informationen per E-Mail erhalten möchten. Sie als Versender sind dazu verpflichtet, Ihren Datenbestand mit den Daten der RTR-Liste abzugleichen; d.h. Sie müssen sicherstellen, dass keine E-Mail-Adressen angeschrieben werden, die sich durch eine Eintragung in die RTR-Liste explizit gegen unerwünschte Werbesendungen ausgesprochen haben.

Haben die Empfänger in den letzten Monaten (bzw. wenigen Jahren) bereits wiederholt kommerzielle Mails von Ihnen erhalten?

Und zwar mehrere Male, und gab es in jedem dieser Mailings eine Möglichkeit, sich abzumelden?

Hintergrund der Frage: Wenn jemand wiederholt per E-Mail kontaktiert wurde, und nie von der Möglichkeit, sich abzumelden, Gebrauch gemacht hat, kann er nicht plötzlich beim 15. Mailing eine eventuell fehlende Zustimmung reklamieren.

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Sonja Hüttner,
The Red Box