Praxis-Tipps zur Auswahl von E-Mail Marketing Software

E-Mail Marketing Systeme gibt es viele. Natürlich kann man endlose Feature-Listen vergleichen und die Kosten kalkulieren, doch entscheidet man sich damit auch wirklich für das richtige System?

Damit Sie sich bei der Evaluation etwas leichter tun und den Spreu einfacher vom Weizen trennen können, haben wir hier ein paar Tipps für Sie zusammengestellt:

Tipp 1: Zuerst die Anforderungen!

Wir haben von Interessenten schon Feature-Wunschlisten mit zehn und mehr (!) Seiten bekommen, wobei man sich zwangsläufig die Frage stellt: Werden all diese Features in der Praxis auch tatsächlich benötigt?

Der wichtigste Tipp vorweg: Die Featurelisten von guten E-Mail Marketing Systemen können endlos sein – da sieht man schnell den Wald vor lauter Bäumen nicht. Daher empfiehlt es sich, zuerst eine Liste von Anforderungen (!) zu entwickeln: Schreiben Sie also auf, was Sie genau mit dem System machen möchten, und welche Funktionen Sie dafür benötigen.

Erstellen Sie also zuerst einen Katalog von Features und Funktionen, die Sie wirklich brauchen ("must-have") oder die zumindest sehr wünschenswert wären ("nice-to-have"). Denken Sie dabei möglichst nicht allzu kurzfristig – berücksichtigen Sie auch, welche Funktionen Sie in Zukunft (Horizont: 2-3 Jahre) voraussichtlich benötigen werden.

Mit einer solchen Liste ausgestattet können Sie gezielter vorgehen und viel einfacher der Versuchung widerstehen, mit Features überhäuft zu werden, die Sie in der Praxis vermutlich gar nicht benötigen werden und die Sie eventuell teuer bezahlen müssten.

Tipp 2: Der Trick mit der Stoppuhr

Insbesondere wenn Sie bereits zwei oder mehr konkrete Systeme ins Auge gefasst haben, bewährt sich ein Test mit der Stopp-Uhr: Definieren Sie eine oder mehrere typische Aufgaben, die mit dem System erledigt werden sollen (z.B. Erstellen und Versand eines Mailings) und stoppen Sie ganz einfach, wie lange man für die gleiche Aufgabe mit den verschiedenen Systemen benötigt.

So banal es vielleicht klingt: Ob ein System wirklich intuitiv und benutzerfreundlich ist, zeigt sich oft erst bei einem solchen Praxistest, den übrigens idealerweise nicht der Verkäufer der Software, sondern Sie selbst (oder Ihre Mitarbeiter) durchführen sollten. So ein Test kostet nur wenig Zeit – bringt Ihnen aber vielleicht sehr rasch wichtige Einblicke, wie intuitiv die Systeme wirklich sind.

Tipp 3: Achtung auf versteckte Kosten

Einige Anbieter sind recht geschickt, um manche Kostenfaktoren erst auf den zweiten (oder dritten) Blick erkennen zu lassen. Dem können Sie jedoch vorbeugen, indem Sie ein konkretes Szenario erstellen und darin für einen Zeitraum von beispielsweise drei Jahren definieren, wie oft Sie an wie viele Empfänger Mails schicken werden, und welche Zusatzleistungen Sie eventuell benötigen (z.B. das Design einer Vorlage).

Keine Angst, es geht hier weniger darum, dass Ihre Schätzung 100% perfekt sein muss, sondern vielmehr um eine allgemeine Vergleichsbasis.

Dann bitten Sie die Anbieter, für dieses konkret vorgegebene Szenario die Gesamtkosten für alle drei Jahre zu kalkulieren. Damit erhalten Sie nicht nur einen guten Hinweis über die zu erwartenden Gesamtkosten, sondern Sie können auch erkennen, welches Preismodell für Ihre speziellen Bedürfnisse besser geeignet ist.

Tipp 4: Total Cost of Ownership

Die Kosten für E-Mail Marketing beschränken sich nicht nur auf die reinen Ausgaben für die Software. Berücksichtigen Sie daher unbedingt auch die "Nebengeräusche", die sich rasch zu ordentlichen Budgetposten summieren können. Hier ein paar Beispiele:

  • Kommunikations- und Content-Strategie (Planung der Zielgruppen und Botschaften, usw.).
  • Beratung für Datenstrategie und Abgleich mit internen Datenbanken
  • Design und HTML-Produktion von Vorlagen
  • Einschulung, Best Practice Workshops
  • Content-Erstellung (Recherchen, Textierung, Bild-Recherchen, usw.)
  • Programmierung von ev. gewünschten speziellen Funktionalitäten
  • Analysen und Optimierungen der Newsletter
  • u.v.m.

Berücksichtigen Sie auch solche Kosten idealerweise gleich von Anfang an – so gibt es später keine unangenehme Überraschungen.

Tipp 5: Handbuch und Hilfe

Ein gutes Kriterium für die Beurteilung der Benutzerfreundlichkeit ist auch der Umfang bzw. die Qualität des Handbuches. Ist das Handbuch 300 Seiten stark? Dann ist das System entweder unglaublich mächtig - oder zu kompliziert.

Gibt es eine zwingend vorgeschriebene Einschulung, und wie lange dauert sie? (Je länger die Einschulung dauert, desto komplizierter ist die Software vermutlich).

Ebenso sollten Sie sich die Hilfe-Funktionen der Software selbst ansehen: Gibt es Hinweise im Programm, die jeden Befehl erklären, oder muss man regelmäßig einen Blick in das Handbuch werfen? Gibt es eine online verfügbare Hilfe-Funktion? Und wenn alle Stricke reißen - gibt es einen Support, der bei anfänglichen Problemen rasch mit Rat und Tat zur Seite steht?

Tipp 6: Test durch echte Anwender!

Immer wieder kommt es vor, dass die Entscheidung für E-Mail Marketing Systeme von der Geschäftsführung oder dem IT-Chef getroffen werden, wobei oft die Feature-Liste und der Preis die wichtigste Rolle spielen. Dabei wird aber oft übersehen, die Meinung von jenen einzuholen, die das System dann später auch tatsächlich bedienen müssen!

Sie sollten daher die echten Anwender (Sekretärin, Produkt-Manager, Callcenter-Mitarbeiter, usw.) in den Entscheidungs-Prozess miteinbeziehen: Mit welchem System finden sie sich besser zurecht? Mit welcher Software können sie die wichtigsten Aufgaben schneller und einfacher erledigen?

Sie bekommen dadurch nicht nur einige wichtige Hinweise für Ihre Entscheidung, sondern Sie erhöhen gleichzeitig auch die spätere Akzeptanz des E-Mail Marketing Systems bei den betroffenen Mitarbeitern!

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