ÜbersichtBest Practice: Leeren statt löschen!

06.02.2019: Wenn Sie Ihre Kontakte regelmäßig aus Ihrer "Haupt-Datenbank" exportieren und in die Newsletter-Software importieren, dann löschen viele Unternehmen vorher die Newsletter-Empfänger-Daten, um die Versandliste "aufzuräumen" und um sicher zu sein, dass abgemeldete Empfänger kein Mailing erhalten können.

Löschen hat mehrere Nachteile

Sie sollen jedoch überlegen, stattdessen die Empfänger in der Gruppen-Liste zu "leeren" (d.h. die Empfänger nur aus der Versandliste zu entfernen). Der Grund: Das Löschen der Empfänger hat gegenüber dem Leeren einer Versandliste mehrere Nachteile:

  • Bei einer Löschung werden die Empfänger vollständig entfernt. Doch damit funktionieren für den Empfänger die Links in erhaltenen Mailings nicht mehr (auch der Abmelde-Link). Wenn ein Empfänger erst später auf einen Link klickt (z.B. nach einem längeren Urlaub), dann funktionieren die Links nicht mehr und er erhält eine Fehlermeldung.
  • Wenn Ihr Anbieter über eine intelligente Abmeldesperre beim Import verfügt, dann kann diese Funktion bei gelöschten Empfängern nicht greifen, weil die Information über eine frühere Abmeldung des Empfängers bei der Löschung ebenfalls gelöscht werden muss.
  • Sie verlieren bei der Löschung die Informationen über das bisherige Verhalten des Empfängers: Wann und wie kam er ursprünglich in die Datenbank? Welche Mailings hat er bisher erhalten, welche davon geöffnet, auf welche Links geklickt?
  • Ebenso werden mögliche Datenschutz-Zustimmungen gelöscht – d.h. bei einem neuerlichen Import müssen diese entweder nachgetragen werden oder es können keine Verhaltensdaten des Empfängers analysiert werden (Stichwort: Anonymisierung).
  • Ebenso geht ggfs. die Information verloren, wann und über welchen Kanal der Empfänger ursprünglich in die Datenbank gelangt ist (z.B. über ein Website-Anmeldeformular). Das kann beispielsweise bei einem Auskunfts-Begehren des Empfängers kritisch werden (wenn die Information nicht noch anderweitig gespeichert wurde).
  • Bei manchen Newsletter-Systemen werden durch die Löschung auch die Statistik-Kennzahlen des Mailings verändert (Hinweis für dialog-Mail Kunden: Bei dialog-Mail führt eine Löschung der Empfänger nicht zu einer Veränderung der Kennzahlen!).

Empfehlung: Besser leeren statt löschen

Wenn Sie eine Gruppe leeren und dann einen Import in diese Gruppe durchführen, sind danach genau jene Empfänger in der Gruppe, die dort auch sein sollen. Ohne dass irgendwelche Daten und Informationen verloren gehen können.

Hat das Leeren auch Nachteile?

Gegenüber einer Löschung hat das Leeren viele Vorteile - doch es gibt auch einen Punkt, der beachtet werden sollte: Beim Leeren verbleibt ein Empfänger grundsätzlich in der Datenbank - das ist ja genau die Idee dahinter. Doch wenn ein Empfänger tatsächlich vollständig gelöscht werden soll, z.B. weil er darum gebeten hat, dann muss er auch gelöscht werden (notfalls manuell).

Ein zweiter (kleiner) Nachteil ist, dass sich mit der Zeit natürlich "Dateileichen" ansammeln können, wenn Empfänger nicht gelöscht werden. Das lässt sich aber leicht lösen, z.B. indem man die Schläfer identifiziert oder die abgemeldeten Empfänger selektiert und diese regelmäßig gezielt löscht.

Hinweis für dialog-Mail Kunden: Für das Leeren einer Versandliste gibt es in der Gruppen-Verwaltung einen entsprechenden Befehl. Danach ist die Gruppe leer, es werden dabei aber keine Empfänger gelöscht.

Und: Gelöschte Empfänger können beim Import automatisch ignoriert werden, damit sie nicht fälschlicherweise erneut importiert werden können!

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