16.12.2020:

8 E-Mail Tipps für die ruhige Zeit

Während des hektischen Alltags bleibt kaum die Zeit, um langfristig orientierte Aufgaben zu erledigen. Dafür wäre doch die Zeit nach den Weihnachts-Feiertagen und zu Beginn des neuen Jahres wie geschaffen? Denn wann, wenn nicht in dieser etwas ruhigeren Zeit, kann man sich um Aufgaben kümmern, die vielleicht nicht dringend, aber wohl wichtig sind?

Wann, wenn nicht in der ruhigen Zeit rund um den Jahreswechsel, sollte man langfristige Analysen durchführen und etwas aufräumen?

Wir haben hier einige Tipps und Empfehlungen für die etwas ruhigere Zeit zusammengestellt – damit Sie einige wichtige Aufgaben nicht links liegen lassen!

1) Erstellen Sie langfristige Analysen

Die Analyse einzelner E-Mailings ist spannend und wichtig, ohne Zweifel. Doch hin und wieder sollte man sich unbedingt auch die langfristige Entwicklung ansehen:

  • Wie haben sich wichtige Kennzahlen über einen längeren Zeitraum entwickelt?
  • Steigt oder sinkt der Stand an Empfängern in Ihrer Datenbank?
  • Nimmt der Anteil an Smartphone-Öffnungen zu?

Warum Sie das tun sollten: Solche Analysen kosten nicht viel Zeit, bringen aber sehr oft wichtige neue Erkenntnisse – und schaffen damit den Anreiz für wichtige strategische Maßnahmen!

Tipp für dialog-Mail Kunden: Für solche langfristigen Analysen stellen wir mehrere Funktionen zur Verfügung, wie zum Beispiel die Trends-Analyse oder auch den Empfänger-Verlauf.

2) Misten Sie Ihre Empfänger aus

Bestimmt haben Sie in Ihrer Datenbank einige Empfänger, die niemals – oder schon lange nicht mehr – ein Mailing von Ihnen bekommen haben. Zum Beispiel weil deren E-Mail Adresse ungültig ist, weil sie sich abgemeldet haben und in keiner Versandliste mehr sind oder weil Mails an sie nicht (mehr) erfolgreich zugestellt werden können (Bounces).

Normalerweise können Sie solche ungültige Empfänger bedenkenlos löschen.

Warum Sie das tun sollten: Wenn Sie die Liste Ihrer Empfänger ausmisten, könnten eine Reihe von Analysen schneller durchgeführt werden und die Aktualität der Ergebnisse verbessert sich. Bei guten Systemen sollte sich eine Löschung von Empfängern übrigens nicht negativ auf die Statistik-Daten Ihrer Mailings auswirken!

Hinweis für dialog-Mail Kunden: Am besten rufen Sie den Befehl Statistik»Empfänger auf und lassen "alle" Empfänger analysieren. Dann bekommen Sie eine Zusammenfassung nach den verschiedenen Stati (Bounces, abgemeldet usw.) und können diese jeweils in einer Gruppe speichern, um diese dann über den Befehl Empfänger»Löschung gesamt löschen zu können. Tipp: Beim Import können Sie über die Checkbox "gelöschte Empfänger ignorieren" verhindern, dass solche gelöschte Empfänger unbeabsichtigt wieder in die Datenbank gelangen!

3) Identifizieren Sie die Schläfer

Wenn Sie sich immer nur die Öffnungsrate der einzelnen Mailings ansehen, werden Sie kaum in Erfahrung bringen können, wie viele Ihrer Empfänger Sie im Laufe der Zeit (z.B. im aktuellen Jahr) überhaupt erreicht haben. Oder umgekehrt: Wie viele Empfänger haben kein einziges Mailing geöffnet und konnten daher gar nicht erreicht werden – sind also "Schläfer"?

Solche Empfänger sind noch störender als abgemeldete Empfänger oder Bounces – denn die Schläfer kosten Geld, da sie ja noch weiterhin Mailings bekommen (die sie aber vermutlich auch weiterhin nicht öffnen werden).

Daher sollten Sie in einem ersten Schritt analysieren, wie viele Ihrer Empfänger solche "Schläfer" sind. Das können Sie mit einer Reichweiten-Analyse mit wenigen Klicks durchführen.

Warum Sie das tun sollten: Schläfer könnten Ihre Kennzahlen stark negativ beeinflussen, denn je mehr Schläfer Sie haben, desto geringer ist Ihre Öffnungsrate! Durch die Löschung der Schläfer (oder zumindest deren Entfernung aus der Versandliste) können Sie also sehr oft die Öffnungsrate Ihrer Mailings merklich erhöhen!

Hinweis für dialog-Mail Kunden: Über den Befehl Analyse»Reichweite können Sie die Reichweite für jede Liste und jeden Zeitraum analysieren. Die betroffenen Empfänger (also die Schläfer) können Sie dann über den Befehl Empfänger»Löschung bei Bedarf jederzeit löschen.

4) Räumen Sie Ihre Mailings auf

Die meisten Kunden behalten Ihre E-Mailings "ewig" in der Datenbank. Dabei stellt sich die Frage, ob ur-alte Mailings (Daumenregel: älter als 2-3 Jahre) noch benötigt werden und nicht gelöscht (oder archiviert) werden können.

Denn wenn Sie Zeitraum-Analysen oder Vergleiche durchführen, könnte Sie ein zu langer Zeitraum in die Irre führen: Vielleicht haben sich die Interessen Ihrer Leser in den letzten Jahren ja geändert? Vielleicht ist der ideale Versandzeitpunkt vor 5 Jahren nicht mehr der gleiche wie heuer?

Natürlich sollten Sie nicht wahllos alte Mailings löschen; vielleicht werden manche für ein Newsletter-Archiv benötigt oder wären als eine spätere Kopiervorlage geeignet. Doch je älter Ihre Mailings sind, umso wahrscheinlicher wird es, dass Sie diese nicht mehr alle benötigen.

Tipp: In den meisten Systemen kann man auch nach dem Versanddatum absteigend sortieren – so sehen Sie die ältesten Mailings ganz oben in Ihrer Liste.

Warum Sie das tun sollten: Wenn Sie nur noch halbwegs aktuelle Mailings analysieren, werden Ihre Ergebnisse vermutlich aussagekräftiger sein und Sie haben weniger Risiko, auf Basis veralteter Daten falsche Entscheidungen zu treffen!

Hinweis für dialog-Mail Kunden: Sie können über den Befehl Statistik»Löschung alle Mailings innerhalb eines beliebigen Zeitraumes löschen. Sie können dabei sogar nach bestimmten Schlüsselwörtern ("Newsletter" usw.) filtern, um genau die richtigen Mailings zu finden.

5) Analysieren Sie auch jenseits des Tellerrands

Die E-Mail Marketing Kennzahlen sind ungemein spannend. Doch sie erzählen meist nicht die gesamte Geschichte.

Vielleicht noch interessanter als Öffnungs- und Klickraten ist die Analyse, was Ihre Newsletter-Leser auf Basis des Newsletters auf Ihrer Website getan haben:

  • Welche Seiten haben sich die Newsletter-Leser angesehen?
  • Wie lange waren sie auf der Website?
  • Wie oft wurden Kontaktformulare ausgefüllt?
  • Welche Umsätze im Web-Shop haben die Newsletter-Leser erzeugt?

Ein solcher Blick über den Tellerrand des E-Mail Marketing kann immens wichtige Fragen beantworten:

  • Welchen Beitrag liefert Ihr Newsletter für die Erreichung Ihrer kommunikativen Ziele?
  • Welchen Deckungsbeitrag bzw. welchen ROI (Return On Investment) erzielt Ihr Newsletter?
  • Wie verhält sich E-Mail Marketing im Vergleich zu anderen Kanälen?

Für die Analysen solcher Fragen muss man nichts anderes tun, als die Links in einem Mailing mit einem Web-Analyse-Tool zu verknüpfen. Dazu genügt meist ein einziger Klick!

Tipp: Falls Sie Google Analytics verwenden: Wir haben dazu ein umfangreiches Whitepaper erstellt, das Sie kostenlos herunterladen können: "Verknüpfung von E-Mail Marketing mit Google Analytics".

Warum Sie das tun sollten: Über die Verknüpfung Ihres Newsletters mit einem Web-Analyse Tool erweitern Sie die Analyse Ihres Newsletters um eine ganze Dimension. So können Sie wesentlich besser analysieren, wie erfolgreich Ihr Newsletter wirklich ist!

Hinweis für dialog-Mail Kunden: In dialog-Mail ist die Verknüpfung Ihres Newsletters mit Google Analytics kinderleicht: Sie müssen die Option nur einmalig in den allgemeinen Einstellungen aktivieren und können dann bei jedem Link mit einem Klick entscheiden, ob der Link mit Google Analytics verknüpft werden soll.

6) Deaktivieren Sie alte Vorlagen

Die Vorlagen speichern die graphischen Rahmenbedingungen Ihrer Mailings, wie zum Beispiel Logo oder eine Linkleiste oder rechtliche Infos. Auch hier ändert sich von Zeit das Corporate Design (Stichwort "Logo-Relaunch") oder Marken werden nicht mehr verwendet.

Dazu kommt, dass auch Vorlagen mit der Zeit technisch veralten, da sich die Rahmenbedingungen der Mail-Programme laufend ändern. So war vor einigen Jahren das Thema der "Smartphone-Optimierung" noch kaum relevant – je nach Zielgruppe kann sich das in der Zwischenzeit verändert haben.

Warum Sie das tun sollten: Sie gewinnen etwas an Übersichtlichkeit und reduzieren das Risiko, eventuell ein Mailing mit einer veralteten Vorlage zu verschicken. Außerdem kann eine neue Vorlage buchstäblich "frischen Wind" in Ihren Newsletter bringen!

Hinweis für dialog-Mail Kunden: Wenn Sie ein neues Mailing erstellen, erscheint zuerst eine Seite mit allen verfügbaren Vorlagen. Wenn Sie eine oder mehrere davon nicht mehr benötigen, geben Sie unserem Support kurz Bescheid, dann entfernen wir diese kostenlos aus Ihrem Account. Tipp: Wir können Vorlagen auch nur deaktivieren anstatt sie komplett zu löschen.

7) Löschen Sie alte Dateien aus der Mediendatenbank

OK, eigentlich heißt es "Frühlingsputz". Doch wer sagt, dass man nicht auch im Winter etwas aufräumen kann? :-)

Denn mit der Zeit sammeln sich auch in der Medien-Datenbank oft einige Bilder oder Anhänge an, die nicht mehr aktuell sind und die daher nicht mehr verwendet werden sollten. Das kann im besten Fall dazu führen, dass man länger braucht, um die gewünschte Datei zu finden; im schlechtesten Fall erhöht sich das Risiko, eine falsche Datei zu verschicken.

Deshalb empfiehlt es sich, die veralteten Dateien zu löschen und über eine kluge Ordner-Struktur nachzudenken.

Warum Sie das tun sollten: Wenn Sie Ihre Mediendatenbank etwas aufräumen, finden Sie schneller, wonach Sie suchen und Sie laufen nicht Gefahr, eine veraltete Date zu verwenden.

Hinweis für dialog-Mail Kunden: Wir haben für die Mediendatenbank eine spezielle Aufräum-Funktion entwickelt: Damit können Sie alle Dateien in einem Ordner auf ein Mal löschen: Zuerst verschieben Sie alle zu löschenden Dateien in einen Ordner, den Sie danach (mit allen darin befindlichen Dateien) löschen können.

8) Bringen Sie Ihr E-Mail Marketing auf das nächste Level

Die allermeisten Newsletter-Versender verwenden immer die gleichen Funktionen und denken oft gar nicht darüber nach, welche weiteren praktischen Features das Tool vielleicht noch bereitstellt.

Solche Features können entweder Zeit sparen, Ihre Mailings relevanter machen oder Ihre Kennzahlen verbessern. Nur nutzen muss man diese Funktionen natürlich. ;-)

Schauen Sie sich also vielleicht einfach Ihre Software mal etwas genauer an: Gibt es Bereiche, die Sie noch gar nicht so richtig entdeckt haben? Oder Funktionen, die Sie eigentlich nie verwenden?

Vielleicht macht es auch Sinn, einmal mit Ihrem Dienstleister Kontakt aufzunehmen: Hat er in den letzten Monaten vielleicht ein spannendes neues Feature entwickelt? Welche Funktionen würde Ihnen der Dienstleister nahelegen? Gibt es seiner Erfahrung nach Features, die nur selten verwendet bzw. häufig unterschätzt werden?

Warum Sie das tun sollten: Vielleicht entdecken Sie so neue Funktionen, mit deren Hilfe Sie effizienter arbeiten können oder einfach Mailings verschicken, die kurz- oder langfristig erfolgreicher sind!

Hinweis für dialog-Mail Kunden: Wir haben die Features von dialog-Mail, die aus unserer Sicht zu selten verwendet werden, bereits in zwei Blog-Artikel beschrieben: "Die am häufigsten unterschätzten Features" und "6 Dinge, von denen Sie nicht wussten..." [dass man sie mit dialog-Mail machen kann].

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