Eine Newsletter-Zustimmung zu erhalten, ist keine Raketenwissenschaft. Doch ganz trivial ist das auch nicht, wenn man im Fall des Falles keine Diskussionen oder gar Strafen riskieren möchte.
Denn im Zweifelsfall muss der Versender eine eindeutige Zustimmung nachweisen können – und dafür sollte man einige Punkte beachten. Wir haben die wichtigsten Aspekte hier kompakt zusammengestellt und erklären die häufigsten Fehler, die in der Praxis gemacht werden.
Zunächst die wichtigste Grundlage, die für Sie sicher nicht neu ist: Um einem Empfänger einen Newsletter (oder auch nur ein simples Promotion-Mail) schicken zu dürfen, benötigen Sie dafür dessen Zustimmung (eine Ausnahme gibt es nur bei bestehenden Kunden und bei Transaktions-Mails).
Man nennt das "Opt-In Prinzip" (im Gegensatz zu einem Opt-Out Prinzip, wie es zum Beispiel in den USA gilt).
Damit eine Zustimmung jedoch gültig ist, müssen mehrere Kriterien erfüllt sein:
Neben den formellen Kriterien müssen Sie dafür sorgen, dass der Empfänger genau weiß, wem und wozu er seine Zustimmung erteilt (Stichwort: zweckgebunden).
Auch wenn es banal klingt: Stellen Sie sicher, dass auf der Anmeldeseite genau erklärt wird, wofür sich der User genau anmeldet (zum Beispiel, dass es sich um einen regelmäßigen Newsletter zu den Themen X, Y und Z handelt) und dass Sie der Versender sind.
Spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO ist klar: Wenn sich ein User auf einer öffentlichen Website anmeldet, Sie damit also nicht sicher sein können, wer genau das Formular ausfüllt, müssen Sie über ein "double Opt-in" sicherstellen, dass derjenige, der das Formular abschickt, auch der tatsächliche Empfänger ist.
Diese Verpflichtung gilt übrigens nur in solchen Fällen. Wenn Ihnen also beispielsweise ein Interessent Ihnen auf einer Messe seine Visitenkarte mit den Worten "Bitte schicken Sie mir Ihren Newsletter" überreicht, wäre kein double Opt-in notwendig.
Praxis-Tipp: Das Opt-in Aktivierungs-Mail sollte möglichst neutral sein und darf insbesondere keine werblichen Inhalte enthalten! Sonst würde bereits dieses Bestätigungs-Mail eine unzumutbare Belästigung darstellen, wenn der Empfänger das Anmeldeformular gar nicht ausgefüllt hatte (sondern jemand anderer).
Wie bereits erwähnt: Die Nachweispflicht liegt bei Ihnen. Im Streitfall müssen Sie nachweisen können, dass der Empfänger Ihnen seine Zustimmung gegeben hat (und wann, mit welchen Inhalt, usw).
Daher sollte Sie unbedingt alle Schritte lückenlos dokumentieren und archivieren. Die gute Nachricht: Das machen die professionellen Tools (wie dialog-Mail) automatisch.
Doch in manchen Fällen (wie z.B. wenn eine Zustimmung "analog" erfolgt, beispielsweise durch das Überreichen einer Visitenkarte), müssen die Umstände notfalls manuell protokolliert werden.
Praxis-Tipp: Sie könnten in einem solchen Fall bei Zweifeln die Daten des Kontakts auch in das Formular auf Ihrer Website eintragen; dann bekommt er die Bestätigungsschritte und alles wird dokumentiert.
Zum Schluss noch der Hinweis auf einen wichtigen Punkt, der leider allzu oft übersehen wird: Sie benötigen im Zuge einer Newsletter-Anmeldung in den meisten Fällen zwei (!) Zustimmungen:
Tipp: Für die datenschutz-rechtliche Einwilligung ist eine schlüssige Handlung normalerweise nicht ausreichend; d.h. hier sollten Sie in Ihrem Anmeldeformular eine eigene Checkbox vorsehen, die nicht vor-angehakt sein darf.
Eine gültige (DSGVO-) Einwilligung geht mit einer entsprechenden Information einher. Das ist natürlich Auslegungssache, aber umfasst wohl jedenfalls Zweck und Umfang der Datenverarbeitung, ob eine Weitergabe an Dritte erfolgt und umfasst auch einen Hinweis auf das Widerrufsrecht. Diese Punkte und generell die Datenverarbeitung sollten in einer Datenschutz-Erklärung auf Ihrer Website umfassend beschrieben sein (die Sie ja ohnehin benötigen).
Tipp: Die Rahmenbedingungen für eine gültige DSGVO-Einwilligung haben wir kürzlich in einem eigenen Artikel beschrieben: "Wie gestaltet man eine korrekte (Datenschutz) Einwilligung?"
Diese Punkte sollen Sie nicht verschrecken. Ja, es gibt einige formelle Rahmenbedingungen zu beachten, doch das meiste davon gehört wohl ohnehin zu den Selbstverständlichkeiten.
Sorgen Sie vor allem für eine klare Information: Dem Empfänger muss klar sein, worin er zustimmt und was mit seinen Daten geschieht. Viele weitere Rahmenbedingungen werden fast automatisch eingehalten, wenn Sie einen professionellen Dienstleister einsetzen.
Abschließender Tipp: Ein gutes Praxis-Beispiel für ein Anmeldeformular finden Sie in unserem Artikel "Das ideale Anmelde-Formular".
Bild-Credit: Image by Tumisu from Pixabay
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