Vorab: Links und Bilder sind nachträglich änderbar!

Auch wenn ein Mailing verschickt wurde, lassen sich drei Elemente dennoch nachträglich ändern:

• Links: Da die URLs für das Tracking weitergeleitet werden, kann das Ziel in vielen professionellen Versandsystemen auch nach dem Versand geändert werden. In vielen Fällen können diese Änderungen sogar durch die Benutzer selber vorgenommen werden.
• Bilder: Normalerweise werden die Bilder nachgeladen (denn Bilder direkt einzubetten ist keine gute Idee), daher können auch sie nachträglich ausgetauscht werden. In der Praxis ist das meist nur durch den Support des Dienstleisters möglich.
• Downloads: Das gleiche gilt für Datei-Downloads, denn normalerweise sind das auch nur Links auf eine Datei. Auch sie können also nachträglich (meist durch den Support) ausgetauscht werden.

Sie haben mehrere Möglichkeiten.

Falls eine textliche Information des Mails falsch sein sollte, gibt es meiner Erfahrung nach folgende Optionen:

• Nichts tun: Das ist sehr oft eine sinnvolle Option! Denn erstens wird nur ein Teil der Empfänger tatsächlich mit dem Fehler konfrontiert (nämlich nur die Öffner!). Zweitens sind viele Fehler zwar unangenehm oder peinlich, aber am Ende des Tages oft gar nicht so dramatisch. In solchen Fällen würden andere Maßnahmen den Fehler nur unnötig aufbauschen. Manchmal ist „Augen zu und durch“ deshalb tatsächlich die beste Maßnahme.
• Infos der Zielseite ändern: Für viele Korrekturen könnte es ausreichend sein, die entsprechende Information auf der Zielseite zu ändern. Dabei könnte man gezielt auf die Abweichung zu der Information in Mailing hinweisen und das Problem ist minimiert.
• Korrektur-Mailing verschicken: Wenn es gar nicht anders möglich ist, dann bleibt nur übrig, möglichst zeitnah ein „Fehlerteufel-Mailing“ zu verschicken und auf den Fehler hinzuweisen.

Best Practices für das Fehlerteufel-Mailing.

Wenn Sie ein Fehlerteufel-Mailing verschicken müssen, haben sich mehrere Punkte bewährt:

• Andere Betreffzeile: Es sollte nicht einfach das gleiche Mailing mit der gleichen Betreffzeile und korrigiertem Text verschickt werden. Denn das Risiko wäre zu groß, dass viele Empfänger das Mailing für einen doppelten Versand halten und deshalb nicht öffnen. Besonders sinnvoll ist es, beispielsweise „KORR: …“ an den Anfang der Betreffzeile zu stellen.
• Hinweis ganz oben: in dem Korrektur-Mailing sollte nicht einfach nur die Information selber korrigiert werden, sondern es sollte möglichst weit oben auf die Änderung entsprechend hingewiesen werden: „Lieber Herr Mustermann, leider ist uns im letzten Newsletter ein Hoppala passiert: …“
• Entschuldigung nicht immer notwendig: Wenn der Fehler einen deutlichen Mehraufwand für die Empfänger bedeutet oder anders unangenehm ist, dann muss man sich dafür natürlich entschuldigen (und vielleicht sogar eine kleine Entschädigung anbieten). In allen anderen Fällen reicht maximal ein kurzes „Sorry“, denn die Leser wissen, dass Fehler manchmal einfach passieren können.

Bonus-Tipp: Sie könnten auch überlegen, gezielt nur jene Personen anzuschreiben, die von dem Fehler überhaupt etwas mitbekommen haben. Wenn zum Beispiel ein Link auf eine falsche Datei geführt hat, dann ist es technisch meist sehr einfach möglich, nur jene Empfänger anzuschreiben, die bis zur Korrektur des Links überhaupt auf den Download-Button geklickt haben. Je nachdem wie schnell Sie den Fehler korrigieren konnten, sind das vielleicht nur einige wenige Empfänger, die Sie informieren müssen!

Fazit: Oft ist alles halb so schlimm.

Ja, Fehler können passieren. Das wissen auch Ihre Lesen, denn das ist vermutlich den allermeisten schon selber einmal passiert.

Natürlich sollte man solche Fälle zum Anlass nehmen, um die bestehenden Prozesse zu verbessern (zum Beispiel 4-Augen-Prinzip, Checklisten usw.).

Doch der „Schaden“ eines Fehler ist in der Praxis meist viel geringer als die Panik des Versenders. Deshalb empfiehlt sich oft: Bewahren Sie einen kühlen Kopf und lassen Sie die Kirche im Dorf.