14.07.2019:

Anleitung: Check-In der Teilnehmer für eine Veranstaltung

Wenn Sie erfassen möchten, welche der angemeldeten Teilnehmer auch tatsächlich zu Ihrer Veranstaltung erschienen ist, gibt es dafür in dialog-Mail mehrere Varianten. Hier finden Sie eine detaillierte Beschreibung jeder dieser Varianten.

Anleitung: Check-In der Teilnehmer für eine Veranstaltung

UPDATE (09.09.2019): Mittlerweile gibt es eine noch bessere (und elegantere) Variante: dialog-Mail kann nun QR-Codes erzeugen, damit wird das Einlass-Management zum Kinderspiel. Dazu haben wir auch ein praktisches Beispiel Schritt-für-Schritt beschrieben.

Ein Hinweis vorab: Die folgenden Tipps gehen davon aus, dass es neben der Gruppe der Anmelder auch eine (anfangs leere) Gruppe für die erschienenen Teilnehmer gibt. Das macht es möglich, ganz einfach z.B. all jene Personen zu ermitteln, die nicht erschienen sind: Sie legen ein Profil an und bilden dabei eine Schnittmenge zwischen der Anmelder- und der Erschienenen-Gruppe (also: …ist Mitglied in Gruppe "Angemeldet" und ist nicht Mitglied in Gruppe "Erschienen")!

 

a) Der Offline-Check-In

Sie möchten den Check-In einfach auf Papier abwickeln, z.B. weil es vor Ort keine andere Möglichkeit gibt?

In diesem Fall exportieren Sie einfach die Liste aller Anmeldungen (über Empfänger»Export), öffnen die Datei mit Microsoft Excel und drucken die relevanten Spalten (Felder) als Liste aus, am besten sortiert nach dem Nachnamen. Vor Ort fragen Sie die Teilnehmer nach dem Namen und streichen alle durch, die erschienen sind.

In dialog-Mail kopieren Sie dann die Anmeldegruppe, wobei Sie die Checkbox "Auch Gruppen-Mitglieder kopieren" aktivieren, und geben als Name "Event …. Teilnehmer" an.

Dann rufen Sie einfach die Mitgliederliste auf und tragen einfach alle, die nicht erschienen sind, über das Icon "Empfänger aus dieser Gruppe entfernen", mit einem Klick aus. Danach verbleiben automatisch alle Personen, die bei der Veranstaltung auch tatsächlich dabei waren.

 

b) Der Online-Check-In, einfache Variante

Eine alternative Variante wäre es, vorab eine (leere) Gruppe für die erschienen Gäste anzulegen. Dann generieren Sie dafür den Anmelde-Link (über den Befehl Formulare»Auto-Formulare»Formular-Codes) und rufen bei Ihrer Veranstaltung vor Ort dieses Online-Formular auf.

Hier tragen Sie alle erschienen Teilnehmer nach und nach ein (dazu reicht normalerweise nur die E-Mail-Adresse, weil alle anderen Daten ja bereits in dialog-Mail gespeichert sind!).

Tipp: Sie können sich das Formular einfach auf Ihrem Desktop ablegen, dann können Sie es mit einem Doppelklick aufrufen.

So sehen Sie sofort und in Echtzeit, welche Teilnehmer erschienen sind (und welche [noch] nicht). Dazu rufen Sie in dialog-Mail einfach die Mitgliederliste für die Gruppe "erschienen" auf oder rufen das eingangs beschriebene Profil auf, um alle Empfänger aufzulisten, die noch nicht registriert wurden.

 

c) Der Online-Check-In, coole Variante

Es gibt eine weitere Variante, die zwar ein klein wenig mehr Vorbereitung voraussetzt, dafür aber den Vorteil hat, dass der Check-In vor Ort deutlich schneller und eleganter vor sich geht. Denn anstelle der E-Mail Adresse muss nur ein Code aus 3-4 Buchstaben eingegeben werden.

Bei dieser Variante speichern Sie (am besten in dem Feld "externe_ID") einen kurzen Code für jede eingeladene Person ab ("a7U", "k3t" usw). Wichtig: Dieser Code muss für jeden Empfänger eindeutig sein.

Dann legen Sie ein Power-Formular an, wobei Sie zu Beginn ein Code-Element in das Formular einfügen und dort den folgenden Code aus dem Script (den Download-Link finden Sie unten) mit copy&paste einfügen. Keine Angst, Sie können dabei nichts falsch machen. ;-)

Dann suchen Sie in der Liste der Auto-Formulare die ID für die Gruppe der erschienenen Teilnehmer, Sie finden diese in der Spalte "FORM ID". Diese Zahl schreiben Sie in dem Code-Element in die Zeile 4 (anstelle von "34831") und speichern alles ab. Danach fügen Sie noch E-Mail und Namen in das Power-Formular ein, speichern alles ab und aktivieren das Power-Formular. FERTIG!

Das Ganze sieht dann zum Beispiel so aus:

Vor Ort können Sie Teilnehmer innerhalb weniger Sekunden registrieren.

Vor Ort müssen Sie nur dieses Power-Formular aufrufen (am besten fügen Sie einen Link über das Icon "Formular-Codes generieren" in die Adresszeile Ihres Browsers ein bzw. platzieren ihn auf dem Desktop Ihres Laptops); das funktioniert übrigens auch perfekt auf Smartphones oder Tablets, weil die Powerformulare responsive sind!

Nun werden Sie nach einem Code gefragt, hier geben Sie einfach den kurzen Code jeder Person ein, die zu Ihrer Veranstaltung kommt (am besten drucken Sie den Code dazu auf die Einladungskarte o.ä.!) und klicken auf "suchen".

Wenn dialog-Mail den Code findet, wird das Formular automatisch mit allen Daten der Person ausgefüllt und Sie brauchen das Formular nur noch abzuschicken! Andernfalls erscheint ein Hinweis, dass der Code nicht gefunden werden konnte.

Tipp: Neben einer ID des Empfängers kann über diese Variante auch nach anderen Codes gesucht werden, z.B. Gutschein-Codes, Rabatt-Codes usw.; wenn diese nicht im Feld "externe ID" gespeichert werden, können Sie stattdessen auch ein anderes Feld durchsuchen lassen – ändern Sie dafür einfach die Zeilen 2 und 3 im Script unten entsprechend!

Download-Service:

Check-in Script für Powerformulare | 14.07.2019 | Das ist ein kleines Script, das Sie mit copy&paste in das Code-Element eines Power-Formulars einfügen können. »TXT-Datei herunterladen (2.7K)

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