zurück Übersicht weiter2. Verwalten Sie Ihre Empfänger

Mit der Empfängerverwaltung haben Sie alle Empfänger im Griff.

1. dialog-Mail verfügt über eine mächtige Empfänger-Verwaltung, die alle gespeicherten Empfänger auflistet. Empfänger können neu eingegeben, bearbeitet, kopiert, gesperrt und freigeschaltet oder gelöscht werden.

Die Liste kann mit Videorecorder-ähnlichen Buttons ganz einfach bedient, nach verschiedenen Kriterien sortiert und über eine praktische Filterleiste beliebig durchsucht werden. So können Sie beispielsweise auf Knopfdruck nur jene Empfänger anzeigen lassen, die der Gruppe "Journalisten" zugeordnet sind, deren Status "aktiv" ist, und deren Name die Zeichenfolge "mann" enthält.

Für jeden Empfänger wird in Echtzeit sowohl der aktuelle Status (aktiv, gesperrt, ungültige E-Mail-Adresse usw.) als auch seine Öffnungsrate angegeben; So ist auf einen Blick erkennbar, wie viele E-Mailings der Empfänger geöffnet hat und ob er aktuell erreicht werden kann.

Für jeden Empfänger kann ein detailliertes Kommunikations-Protokoll eingesehen werden.

2. Über den Befehl "Empfänger-Kommunikation" kann zu jedem einzelnen Empfänger jederzeit die gesamte Liste seiner Aktivitäten abgerufen werden, chronologisch geordnet und nach Aktivitäten filterbar.

So erfahren Sie nicht nur die Mailings, die der Empfänger von Ihnen bekommen hat - sondern auch all seine anderen Aktivitäten: Welche Mailings wurden an ihn verschickt und welche geöffnet, auf welche Links wurde geklickt, wann wurde eine Anmeldung oder eine Abmeldung durchgeführt, wann wurden Daten geändert, wurde ein Mailing mit facebook-Freunden geteilt, usw.

(Voraussetzung dafür ist natürlich eine datenschutzrechtliche Zustimmung Ihrer Empfänger, die Sie z.B. im Zuge einer Newsletter-Anmeldung eingeholt haben).

Das Anlegen von eigenen Datenbank-Feldern ist eine Sache von Sekunden.

3. Sie können beliebig viele eigene Felder anlegen, ganz nach Ihren individuellen Bedürfnissen: Hobbies, Produktinteressen, Name des Ehepartners - egal, welche Daten Sie gerne speichern möchten, in dialog-Mail finden Sie Platz dafür.

Intelligente Funktionen sorgen dafür, dass die Daten so gespeichert werden, wie Sie es wünschen. Ein Beispiel: Bei Textfeldern können Sie eine Feldformatierung angeben, die automatisch dafür sorgt, dass z.B. der erste Buchstabe jedes Nachnamens groß (und der Rest klein) geschrieben wird.

Die flexible Grusszeilen-Verwaltung berechnet alle Anreden automatisch.

4. Die Grußzeile kann auf Wunsch automatisch von dialog-Mail berechnet werden (auf Basis von Geschlecht, Titel, Vor- und Nachname) - sie ist aber natürlich auch für jeden einzelnen Empfänger beliebig veränderbar (z.B. wenn Sie mit manchen Empfängern "per Du" sind).

Besonders praktisch und einzigartig – der Anrede-Check: dialog-Mail kann die Vornamen mit einer eigen-entwickelten umfassenden Datenbank mit mehreren Tausend Vornamen abgleichen – und so falsche Anreden sofort und automatisch korrigieren!

Natürlich gibt es auch eine flexible Import-Funktion, mit der Sie u.a. Excel-Dateien importieren können.

5. Über eine eigene Import-Schnittstelle können Daten aus anderen Datenbanken in dialog-Mail eingelesen werden; dialog-Mail unterstützt sowohl .xls als auch .csv-Dateien, die im Grunde durch alle gängigen Programme (z.B. Outlook, Excel, Access) gespeichert werden können.

Dabei können Sie auch ein externes Schlüsselfeld aus Ihrer eigenen Datenbank verwenden und in dialog-Mail speichern, damit die Datensätze immer eindeutig identifiziert werden.

Über eine Export-Funktion können Sie übrigens die Daten aller Empfänger als auch einzelner Gruppen jederzeit auf Ihren PC speichern. Sie können Ihre Daten so sichern oder in anderen Programmen weiterverwenden.

Als besonderes Feature verfügt dialog-Mail über eine umfangreiche XML-RPC Schnittstelle (API), mit deren Hilfe Sie Ihre Datenbestände mit dialog-Mail auch vollautomatisch abgleichen und synchronisieren können.

Teilen Sie Ihre Empfänger in beliebige Gruppen ein.

6. Sie können in dialog-Mail beliebig viele Gruppen definieren und jeden Empfänger einer, mehreren oder auch allen Gruppen zuordnen. Die Gruppen können dabei sowohl klassische Mailinglisten sein (Newsletter, Presseverteiler, Partner, usw.), Sie können aber z.B. auch Interessens-Gebiete oder andere Einteilungen definieren ("Schachspieler", "Teilnahme Seminar 14. Oktober" oder "Kultur-Interesse").

Damit können Sie beliebig flexible Versandlisten erstellen und verwalten.

Segmentieren Sie Ihre Empfänger nach beliebig vielen Bedingungen.

7. Außerdem können Sie regel-basierte Profile und so eine beinahe beliebige Segmentierung Ihrer Empfänger erzielen (z.B. "Frauen in Österreich, die älter als 40 Jahre sind" oder "alle Partner, die weniger als 20% der Partner-Informationen geöffnet haben" usw.).

Das erlaubt zielgerichtete Kommunikation, nahezu ohne Streuverluste – Sie erreichen genau jene Empfänger, die Sie auch erreichen wollen.

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Dr. Franz Brandstetter

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