Wie landet man NICHT im Spam-Filter?
Wenn Sie schon viel Zeit in die Erstellung eines feinen Newsletters stecken, dann wollen Sie natürlich auch, dass dieser die Empfänger auch erreicht.
Doch wie kann man sicherstellen, dass das Mailing auch tatsächlich in der Inbox landet? Dieses Thema ist leider nicht ganz so trivial, wie man auf den ersten Blick vielleicht denkt.
Vorab: Es gibt keine 100% Zustell-Garantie.
Das Thema Spam-Klassifizierung ist leider nicht ganz einfach zu beantworten. Denn im Grunde kann jeder System-Administrator eines Mail-Servers (und außerdem jeder Mail-Empfänger selbst!) einen Spam-Filter einrichten und dafür nahezu beliebige Einstellungen treffen.
Daher unterscheiden sich also die Spam-Filter-Einstellungen oft sehr stark. Wir hatten beispielsweise schon den Fall, dass ein Mail nur wegen des Wortes "uhr" oder "lutschen" in einem Spam-Filter hängen blieb. Das ist leider kein Scherz.
Deshalb kann niemand (seriöserweise) eine 100% Zustell-Garantie abgeben, da niemand die Spamfilter-Einstellungen sämtlicher Empfänger kennen kann.
Was ist das Problem mit einem „Rechtsexperten“?
Dazu ein konkretes Beispiel: Einer unserer Kunden ist tatsächlich bei einem Unternehmen aus der Verlagsbranche im Spam-Filter hängengeblieben.
Grund dafür war folgender Satz: „Sie als führender Rechtsexperte auf dem Gebiet des Umsatzsteuerrechts haben sicher schon von der letzten Novelle erfahren.“
Haben Sie es erraten? In dem Wort „Recht-sex-perte“ steckt das Wort „Sex“. Und das hatte der Mail-Administrator des Unternehmens auf die Blockliste gesetzt. Leider auch als Wortbestandteil.
Aber: Auf böse Wörter kommt es kaum an.
Das Beispiel mit dem Rechtsexperten war zwar ein realer Fall. Doch mittlerweile sind solche Fälle die klare Ausnahme.
Denn bei den allermeisten Spam-Filtern kommt es nicht mehr darauf an, ob man irgendwelche „bösen“ Wörter im Content verwendet oder ob man vielleicht ein paar Wörter in Großbuchstaben geschrieben hat.
Die Spam-Filter reagieren heutzutage auf ganz andere Faktoren: Vor allem auf Vertrauenswürdigkeit (des Absenders) und auf das Engagement (der Leser). Dazu gleich mehr.
Der erste Schritt: Intern oder extern?
Wenn ein Mailing nicht ankommt, sollte man zwei Fälle unterscheiden:
- Kommen die Mails bei Ihnen intern nicht an? Dann ist die Lösung normalerweise relativ einfach: Bitte informieren Sie Ihren System-Administrator (bzw. IT-Abteilung, IT-Support usw.), damit diese für Ihr Versand-Tool eine Exception (Ausnahme) in Ihrem Spam-Filter-Programm vorsehen, damit diese Mails in jedem Fall durchgelassen werden.
- Wenn Sie Meldungen erhalten, dass Mails Ihres Anbieters an manche Ihrer Empfänger (außerhalb Ihrer Firma) nicht zugestellt werden, kontaktieren Sie am besten den einen oder anderen betroffenen Empfänger. Denn in vielen Fällen bekommt dieser über eine ev. Spam-Einstufung eine Rückmeldung seines Systems (oft mit dem Grund für die Spam-Klassifizierung). Damit kann das Problem oft rasch eingegrenzt werden.
Es liegt (auch) in Ihrer Hand!
Damit es gar nicht erst zu einer Spam-Einstufung kommt, gibt es eine ganze Reihe von Maßnahmen, die Sie treffen sollten:
- Vertrauensfaktoren: Heutzutage sind saubere Einträge für SPF, DKIM und DMARC unverzichtbar geworden. Denn damit kann ein Versender beweisen, dass er der tatsächliche Absender ist und es sich nicht um ein Phishing-Mail handelt. Für viele Provider wie insb. Google sind diese Einträge sehr wichtig. Mehr zu der Einrichtung können Sie in unserem Blog-Artikel „SPF und DKIM: Schritt-für-Schritt“ nachlesen.
- Engagement: Viele Provider werten das Interesse der Leser an Ihren Mailings als wertvolle Unterscheidung zwischen Ham (erwünschten Mails) und Spam. Das Engagement der Leser, also Öffnungen, Klicks und ähnliche Faktoren, spielt deswegen in der Praxis eine sehr große Rolle. Diese Kennzahlen kann man in erster Linie durch eine hohe Relevanz der Inhalte für den Leser erreichen. Dazu gehören auch Segmentierung und Personalisierung. Je mehr Sie es schaffen, Inhalte zu verschicken, die jeden Leser auch wirklich interessieren, umso weniger wahrscheinlich landen Sie im Spam-Filter.
- Qualität der Adressen: Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Qualität der E-Mail-Adressen. Hier spielen vor allem die Bounce-Rate und auch die Beschwerde-Rate eine zentrale Rolle. Außerdem versteht sich von selbst, dass die E-Mail-Adressen nur mit Zustimmung und Double-Optin gesammelt werden sollten.
- Kein Müll: Natürlich sollten Sie unbedingt Spam-Fallen vermeiden und Wegwerf-Adressen entfernen. Dazu gehört auch, dass Formular-Spam bekämpft werden sollte, damit möglichst nur qualitativ hochwertige Adressen in Ihrem Verteiler landen.
Fazit: Zustellbarkeit ist keine Raketenwissenschaft.
Auch wenn es eine Reihe von wichtigen technischen Maßnahmen gibt, die für eine hohe Zustellrate getroffen werden müssen: Viele Faktoren liegen direkt in Ihrer Hand.
Wenn Sie Mailings nur an Empfänger verschicken, die sich dafür angemeldet haben und die sich für Ihre Inhalte tatsächlich brennend interessieren, dann laufen Sie kaum Gefahr, in einem Spam-Filter zu landen.
Hinweis für Dialog-Mail Kunden: Sie sollten immer die Versand-Überprüfung durch Dialog-Mail (der Bildschirm unmittelbar vor dem Versand eines Mailings) beachten; dort gibt es umfassende Überprüfung des Mailings einschließlich eines Spam-Checks, der automatisch durchgeführt wird. Wir überwachen außerdem natürlich ständig, ob unsere Mail-Server eventuell auf einer "schwarzen Liste" gelandet sind. Und wir treffen viele, viele verschiedene Maßnahmen für eine höchste Zustell-Sicherheit. Damit Ihre Mails auch sicher ankommen.
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