Sie fragen - wir antworten: Datenschutz & DSGVO

Die Fragen:

  1. Ist dialog-Mail DSGVO-konform?
  2. Welche Funktionen und Features bietet dialog-Mail für den Datenschutz an?
  3. Was bedeutet Anonymisierung und wieso ist das wichtig?
  4. Unterstützt dialog-Mail das double Opt-in Verfahren?
  5. Kann ich im Rahmen einer Anmeldung eine datenschutzrechtliche Einwilligung einholen?
  6. Was passiert, wenn sich z.B. die Datenschutz-Erklärung auf meiner Website ändert?
  7. Können die Daten für ein Auskunftsbegehren generiert werden?
  8. Wie kann ich eine (datenschutzrechtliche) Einwilligung nachweisen?
  9. Wie kann ich eine Löschung im Streitfall nachweisen?
  10. Können Aufbewahrungsfristen definiert werden bzw. was passiert bei einer Abmeldung?
  11. Gibt es von dialog-Mail eine Auftragsdaten-Vereinbarung?

Die Antworten:

1. Ist dialog-Mail DSGVO-konform?
Aber ja! Das ist einer unserer größten Stärken: Server-Standort in Österreich, Verwaltung der indivi-duellen Datenschutz-Zustimmungen, optionale Anonymisierung (!) der Verhaltensdaten auf Empfänger-Ebene (!), automatische Löschungen inkl. Löschberichten, Beantwortung von Auskunftsbegehren auf Knopfdruck, individuelle Aufbewahrungsfristen - und vieles mehr. Kein System bietet so viel Daten-schutz! Mehr dazu können Sie auf unserer Datenschutz-Übersicht erfahren.

2. Welche Funktionen und Features bietet dialog-Mail für den Datenschutz an?
Es gibt über ein Dutzend durchdachte Funktionen rund um die DSGVO und das Thema Datenschutz, die dialog-Mail anbietet. Wir haben dazu eine kompakte Übersicht zusammengestellt; wenn Sie etwas mehr Details möchten, schauen Sie sich am besten unsere Datenschutz-Tour an!

3. Was bedeutet Anonymisierung und wieso ist das wichtig?
Die innovative - und weltweit einzigartige - Anonymisierungs-Funktion von dialog-Mail löst ein zentrales Datenschutz-Problem: Denn damit können einzelne Empfänger automatisch anonymisiert werden, wenn keine (datenschutz-rechtliche) Einwilligung vorliegt. Das bedeutet, dass die Statistiken zum Öffnungs- und Klickverhalten für diese Empfänger nicht mehr angezeigt werden; und dann ist es auch kein Problem mehr, wenn Sie dafür keine Einwilligung haben.
Der Clou: Ihre Statistik-Kennzahlen werden durch eine Anonymisierung nicht negativ beeinflusst! Denn die kumulierten Zahlen können Sie weiterhin sehen und analysieren.

4. Unterstützt dialog-Mail das double Opt-in Verfahren?
Selbstverständlich. Sie können für jede Gruppe (Liste) getrennt das Anmeldeverfahren festlegen. Die Zustimmung über double Opt-in werden für jeden Empfänger natürlich im Detail protokolliert.

5. Kann ich im Rahmen einer Anmeldung eine datenschutzrechtliche Einwilligung einholen?
Ja. Eine Datenschutz-Zustimmungs-Checkbox kann mit genau einem Klick in jedem Formular vorgesehen werden. Dabei können bei Bedarf auch unterschiedliche Zustimmungen verwendet werden (z.B. für eine Newsletter-Anmeldung, ein Gewinnspiel, usw.).
Wenn sich ein Empfänger anmeldet, wird genau die aktuelle Version bei ihm gespeichert (auch wenn die Erklärung später verändert werden sollte)! Sie können daher jederzeit für jeden Empfänger nachweisen, wann er seine Zustimmung abgegeben hat - und sogar wie der genaue Wortlaut (damals) war.

6. Was passiert, wenn sich z.B. die Datenschutz-Erklärung auf meiner Website ändert?
Kein Problem! dialog-Mail trägt bei einer datenschutzrechtlichen Einwilligung nicht nur die Quelle ein, sondern die genaue Version und den exakten Wortlaut. Sie können also jederzeit sehen, ob bzw. wann ein Empfänger seine Einwilligung erteilt hat und ob er dabei einer Datenschutz-Bestimmung zugestimmt hat (und wenn ja, genau welcher Version).
Sie können also den Wortlaut Ihrer Datenschutz-Erklärungen beliebig oft ändern; jede dieser Versionen kann bei jedem Empfänger getrennt eingetragen werden.

7. Können die Daten für ein Auskunftsbegehren generiert werden?
Ja. Sie können über eine spezielle Export-Funktion auf Knopfdruck alle Daten generieren, die für ein Auskunftsbegehren notwendig sind. Die Daten werden als CSV-Datei generiert, damit auch die DGSVO-Bestimmung nach Daten-Portabilität erfüllt wird.
Die Datei enthält alle relevanten Angaben, die für ein Auskunftsbegehren notwendig sind. In den Einstellungen können Name des Datenschutz-Kontaktes sowie der Umfang der Auskunft festgelegt werden.

8. Wie kann ich eine (datenschutzrechtliche) Einwilligung nachweisen?
Sie können die (datenschutzrechtlichen) Einwilligungen sowie eventuelle Widerrufe aller Ihrer Emp-fängers in dialog-Mail verwalten - alle zentral auf einen Blick. Sie können dabei sehen, ob bzw. wann ein Empfänger seine Einwilligung erteilt hat und ob er dabei einer Datenschutz-Bestimmung zugestimmt hat (und wenn ja, genau welcher Version - inkl. Wortlaut!).
Sie sehen auch bei mehrfachen Einwilligungen genau, wann der Betroffene welche Einwilligung gegeben hat (Gewinnspiel, Newsletter, Kontaktformular, usw.). Umgekehrt gilt das übrigens genauso: Wenn ein Empfänger seine Einwilligung widerruft, wird auch das hier protokolliert.
Sie können Einwilligungen auch manuell eintragen. Das ist besonders praktisch, wenn Sie eine Einwilligung zum Beispiel auf einem nicht-elektronischen Kanal bekommen haben (etwa über einen Vertrag oder Teilnahmekarten) – auch diese Einwilligungen können Sie also in dialog-Mail zentral verwalten!

9. Wie kann ich eine Löschung im Streitfall nachweisen?
Sie können sich bei jeder Löschung eines Empfängers einen Löschbericht per E-Mail zuschicken lassen (sowohl für eine einzelne Löschung über die Empfänger-Liste als auch für eine Massen-Löschung). In diesem Löschbericht wird Ihnen die Löschung bestätigt, jeder gelöschte Empfänger wird darin einzeln aufgelistet.

10. Können Aufbewahrungsfristen definiert werden bzw. was passiert bei einer Abmeldung?
Ja. Sie können in dialog-Mail bestimmen, wie mit Empfängern im Falle einer Abmeldung verfahren werden soll: Die Palette reicht von "keiner Aktion" über die automatische Anonymisierung des Empfängers bis zur automatischen Löschung (übrigens ohne dass sich dadurch die Statistik-Kennzahlen verändern!).
Außerdem können Sie eine Aufbewahrungsfrist definieren (von "nie löschen" bis zu "nach 7 Jahren löschen"). Diese wird für alle Empfänger angewendet, die sich in keiner Mailing-Liste befinden und daher auch keine Mailings bekommen können - sie werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht.
Diese Einstellung können Sie zentral vorgeben, aber auch für jeden einzelnen Empfänger individuell angeben! D.h. Sie können bei einem Empfänger auch eine abweichende Aufbewahrungsfrist definieren oder auch bestimmen, dass er gar nicht gelöscht werden soll.

11. Gibt es von dialog-Mail eine Auftragsdaten-Vereinbarung?
Selbstverständlich. Wir stellen allen unseren Kunden eine umfassende Dienstleister-Vereinbarung (DLV) mit einer detaillierten Beschreibung der TOM (technischen und organisatorischen Maßnahmen) zur Verfügung. Diese DLV haben wir auf Basis der Vorlage der österreichischen Datenschutzbehörde (DSB) erstellt, wobei unsere Zusicherungen teilweise deutlich über die Vorgaben der DSB sogar hinausgehen.